Zručnosti A Kľúčové Slová

Vzorový životopis osobného asistenta a zoznam zručností

Osobný asistent sedí za stolom, pije kávu a pozerá sa na laptop

•••

PeopleImages/Getty Images

Osobní asistenti sú na tom podobne výkonných asistentov alebo kancelárskych asistentov v tom, že všetci vykonávajú bežné úlohy administratívneho typu, aby ich nemusel robiť niekto iný. Povinnosti budú pravdepodobne zahŕňať preverovanie alebo odpovedanie na telefónne hovory, listy a e-maily, spravovanie plánov a písanie poznámok na stretnutiach.

Rozdiel oproti osobným asistentom je v tom, že pomáhajú iba jednej osobe a môžu tiež pomáhať s osobnými úlohami, ako je nakupovanie alebo plánovanie spoločenských stretnutí.

Niektorí ľudia delegujú prácu na projekte na svojich asistentov alebo ich asistenti zastupujú v ich neprítomnosti.

Požiadavky na prácu osobných asistentov

Zatiaľ čo na osobných asistentov nie je stanovená minimálna požiadavka z hľadiska vzdelania, pomáha aj zázemie v obchode alebo administratíve. V niektorých prípadoch môže byť dôležitý aj druhý alebo tretí jazyk. Vo všeobecnosti sú zručnosti, ktoré máte, dôležitejšie ako vaše vzdelanie. Diskusia o niektorých z týchto potrebných zručností vám môže pomôcť rozhodnúť sa, či je tento typ práce pre vás.

Tu je zoznam zručností osobného asistenta pre životopisy, motivačné listy, žiadosti o zamestnanie a pohovory. Požadované zručnosti sa budú líšiť v závislosti od práce, o ktorú sa uchádzate, preto si pozrite aj náš zoznam zručnosti uvedené podľa zamestnania a podľa typ zručnosti . Prezrite si tieto zoznamy a zistite, či ste tieto zručnosti používali v predchádzajúcich zamestnaniach alebo ste ich získali školením.

Robte si poznámky, kedy a ako ste tieto zručnosti používali alebo rozvíjali. Potom ich pridajte do svojho životopisu a motivačného listu alebo ich majte po ruke pri vypĺňaní žiadostí o zamestnanie. Ľudia, ktorí prezerajú aplikácie, budú často hľadať kľúčové zručnosti. Porovnajte svoje zručnosti s tými, ktoré sú pre danú prácu potrebné. Potom sa uistite, že sú uvedené vo vašom motivačnom liste a uvedené vo vašom životopise.

Mali by ste tiež vypracovať odpovede na pohovor o tom, ako ste využili svoje zručnosti na predchádzajúcich pozíciách. Uveďte príklad, ako ste vyriešili problém na pracovisku pomocou jednej alebo viacerých z týchto zručností. Ukážte, ako využitie vašich schopností prispelo k úspechu projektu.

Príklady potrebných zručností

Tento zoznam nie je úplný, ale obsahuje niektoré z najdôležitejších a vyhľadávaných zručností pre osobných asistentov.

Organizácia a manažment času

Ako osobný asistent bude veľkou časťou vašej práce udržiavať organizáciu a plánovanie niekoho iného. Preto musíte byť dobre organizovaní. Našťastie organizačné schopnosti sa dá naučiť. Existujú špecifické techniky, ktoré si môžete prispôsobiť efektívnejšie využitie času a inak udržiavať svoj život a život svojho manažéra v poriadku.

Písomná a verbálna komunikácia

Budete musieť porozumieť inštrukciám a riadiť sa nimi a budete musieť prenášať informácie jasne a čestne. V závislosti od podrobností o vašej pozícii možno budete musieť vítať klientov, odpovedať na korešpondenciu alebo vytvárať správy a prezentácie. Všetky tieto úlohy vyžadujú špičkovú úroveň komunikačné schopnosti vrátane hovorenia a písania, počúvania a čítania.

Presnosť a pozornosť k detailu

Pozornosť venovaná detailom je kritickou súčasťou udržiavania poriadku a dobrej komunikácie.

Nejasnosť alebo nepresnosť vytvára prinajlepšom neefektívnosť a môže tiež spôsobiť vážne chyby alebo odcudziť kolegov vášho manažéra.

Znalosť relevantného softvéru

Softvér, s ktorým budete musieť pracovať, sa môže líšiť, ale pravdepodobne bude zahŕňať textový editor, tabuľky, databázy, kalendáre, počítačovú tlač a PowerPoint alebo niečo ekvivalentné. Schopnosť poskytnúť aspoň minimálnu technickú podporu je výhodou. Možno budete musieť ohodnotiť niekoľko rôznych programov a aplikácií, aby ste si sami vybrali, ktoré poskytujú najlepšie nástroje na dosiahnutie cieľov vášho manažéra. Vašou úlohou je vždy uľahčiť a zjednodušiť prácu vášho manažéra, čo si môže vyžadovať veľa zákulisných riešení problémov.

Takt a diskrétnosť

Ako osobný asistent budete často vystavený citlivým materiálom, od obchodných tajomstiev až po vysoko osobné informácie, ktoré budete musieť zachovať v tajnosti.

Súvisiaca zručnosť je taktnosť, schopnosť reagovať jemne alebo vôbec nereagovať na informácie, ktoré by pre iných ľudí mohli považovať za ťažké alebo trápne. Inými slovami, musíte byť bezpečnou osobou, aby bol váš manažér zraniteľný. Koniec koncov, len vy budete vedieť, koľko pomoci potrebujú.

Súvisiace: Najlepšie služby písania životopisov

Zoznam zručností

Administratívne zručnosti

Tieto zručnosti sú často súčasťou popisu práce osobného asistenta alebo ide o zručnosti s pridanou hodnotou. Váš zamestnávateľ môže potrebovať niekoho, kto za ňu môže urobiť tieto úlohy.

  • administratívne
  • Schôdzky
  • Korešpondencia
  • Pochôdzky
  • Diania
  • Plánovanie akcie
  • Podanie
  • Implementačné postupy
  • Udržiavanie harmonogramov
  • Stretnutia
  • Manažment kancelárie
  • Projektový manažment
  • Výskum
  • Plánovanie
  • Prijímanie diktátu
  • Prijímanie správ
  • Písať si poznámky
  • Cestovné poriadky
  • Plánovanie ciest

Komunikačné zručnosti

Ako osobný asistent sú pre prácu dôležité všetky aspekty komunikácie. Buďte pripravení ukázať svoje skúsenosti alebo tréning.

  • Zdvihni telefón
  • Komunikácia
  • Email
  • Pozdravenie návštevníkov
  • Vybavovanie dopytov
  • vytváranie sietí
  • Neverbálna komunikácia
  • Preverovanie hovorov
  • Verbálna komunikácia
  • Písomná komunikácia

Finančné zručnosti

Máte skúsenosti alebo školenie na tieto úlohy?

  • účtovníctvo
  • Rozpočtovanie
  • Nákup
  • Súrcing
  • Nakupovanie

Technologické zručnosti

Dokážete používať rôzne platformy a zariadenia a robiť základné riešenia problémov?

  • Počítač (PC, Mac, tablet)
  • Správa databázy
  • Microsoft Office
  • Príprava prezentácie
  • Správy
  • Spracovanie textu

Osobné majstrovské zručnosti

Tieto zručnosti sú často súčasťou vašej osobnosti. Ukážte, ako ste ich používali a rozvíjali.

  • Dôvernosť
  • Diplomatický
  • Diskrétnosť
  • Flexibilita
  • Medziľudské
  • Multitasking
  • Organizácia
  • Kladný postoj
  • Riešenie problémov
  • Profesionálne vystupovanie
  • Vlastná motivácia
  • Tímový hráč
  • Time Management
  • Pracujte nezávisle

Ak ste tieto zručnosti nepoužili v predchádzajúcej práci, pozrite sa, ako ste si ich rozvinuli v dobrovoľníckych alebo neplatených zamestnaniach alebo ako ich využijete vo svojom osobnom živote. Používate tieto zručnosti ako súčasť komunity viery alebo pri študentskom projekte v škole? Rozvinuli ste zručnosti ako súčasť športového tímu alebo individuálneho športu? Tieto skúsenosti môžu byť tiež cenné a urobia z vás lepšieho kandidáta na danú pozíciu.

V nasledujúcom vzorovom životopise určenom pre osobného asistenta si všimnite, ako sú niektoré z vyššie uvedených zručností začlenené do textu, najmä „základné kvalifikácie“.

Ukážka životopisu osobného asistenta

Toto je príklad životopisu na pozíciu osobného asistenta. Stiahnite si šablónu životopisu (kompatibilnú s Dokumentmi Google a Word Online) alebo si pozrite ďalšie príklady nižšie.

Snímka obrazovky so vzorovým životopisom osobného asistenta

TheBalance 2018

Stiahnite si šablónu programu Word

Vzorový životopis osobného asistenta (textová verzia)

Carly žiadateľ
Hlavná ulica 999
New York 10003
(123) 555-1234
carly.applicant@email.com

KARIÉRNY CIEĽ

Detailne orientovaný a vysoko organizovaný osobný asistent dobre oboznámený s poskytovaním bezproblémovej podpory vedúcim na úrovni C, ako aj s nezávislým vykonávaním administratívnych povinností, plánovania schôdzok a ciest, nákupov a plánovania udalostí s jednoduchou efektivitou hľadá pozíciu osobného asistenta so špičkovou firma.

ZÁKLADNÉ KVALIFIKÁCIE

  • Schopnosť spracovávať citlivé údaje a vybavovať všetku korešpondenciu a diktáty s nekompromisnou integritou a dôvernosťou.
  • Môžem si ľahko vybudovať vzťah s klientmi, predajcami a zainteresovanými stranami projektu, osobne aj písomne.
  • Schopný využiť vzdelanie v účtovníctve na presné vyvažovanie účtovných kníh a vykonávanie funkcií rozpočtovania a nákupu.
  • Vždy si zachováva pozitívne a dokonale profesionálne vystupovanie so schopnosťou vzbudzovať dôveru a angažovanosť ostatných.

PROFESIONÁLNE SKÚSENOSTI

GLENGARRY INCORPORATED, Columbia, MO
Osobný asistent prezidenta , september 2016-súčasnosť

Poskytujte komplexnú administratívnu a osobnú podporu zakladateľovi butikovej finančnej poradenskej firmy s rozsahom zodpovednosti, ktorá zahŕňa diktovanie, korešpondenciu, správu kancelárie, vzťahy s dodávateľmi, plánovanie stretnutí, koordináciu ciest a funkcie plánovania udalostí.

  • Naplánované všetky podrobnosti pre veľmi úspešné akcie týkajúce sa vzťahov s klientmi vrátane víkendov v golfových a tenisových rezortoch, seminárov o finančnom plánovaní a banketov pre akcionárov.
  • Získaní a zabezpečení nákladovo efektívnych predajcov cestovania a zábavy, ktorí znižujú cestovné výdavky o 15 %.
  • Využite Adobe Creative Suite na vytvorenie vizuálne pútavých nových marketingových brožúr a mesačného bulletinu.

VZDELÁVANIE

Bakalár prírodných vied v odbore Business Administration (vedľajší: účtovníctvo) 2016; GPA 3.9
University of Missouri, Kolumbia, MO
Deanov zoznam; Absolvoval Summa cum Laude

Technické znalosti: Microsoft Office Suite, QuickBooks a Adobe Creative Suite. Plynule po španielsky.

Rozbaliť