Projektový Manažment

Ako vyriešiť konflikty v projektoch

Skupina piatich podnikateľov v nesúhlase

••• Westend61 / Getty Images



Konflikt v projektoch je úplne normálny. Mali by ste očakávať, že ľudia nebudú súhlasiť. Všetci sme iní a sú to práve rozdiely, vďaka ktorým sú naše tímy vysoko výkonné.

Diskusie, ku ktorým dochádza, keď ľudia nesúhlasia, môžu vyústiť do neuveriteľne kreatívnych a inšpiratívnych riešení problémov. Spory pomáhajú ľuďom odhaliť skutočné problémy a prehrabať sa koreňmi toho, čo sa deje, keď sa snažia sformulovať svoje osobné argumenty.

Inými slovami, nezačnime tým, že by sme sa mali vyhýbať konfliktom. Za určitých okolností môže byť veľmi prospešná, no treba ju aktívne riadiť. Spory môžu zničiť tímy, keď ich nechajú hnisať. Tieto tipy vysvetľujú riadenie konfliktov a ako môžete aktívne pomôcť stranám, ktoré sa líšia, aby dosiahli pozíciu vzájomného porozumenia, aj keď uznáte, že sa v skutočnosti nikdy nezhodnú.

Čo je to riadenie konfliktov?

Začnime niekoľkými definíciami. Riadenie konfliktov na pracovisku je niečo, čo robíme všetci, či už si to vedome uvedomujeme. Konflikt nastáva, keď dvaja alebo viacerí jednotlivci (alebo skupiny) majú rôzne ciele, postoje alebo názory na tú istú vec.

' Riadenie konfliktov “ je termín, ktorý dávame tomu, ako sa k tomu postavíme. Ide o to, čo robíme, aby sme identifikovali problém, odhalili rozdiely a zistili, ako môžeme riešiť to, čo sa deje.

Mnohé konflikty možno vyriešiť diskusiou, najmä ak sa berú do úvahy potreby a ciele projektu alebo podnikania, ale niekedy sú zahrnuté aj iné faktory.

Prečo potrebujeme riadenie konfliktov?

V mnohých pracovných prostrediach dnes a v mnohých projektových tímoch je nastavenie maticovej štruktúry. To znamená, že ľudia v tíme nepracujú priamo pre vás. To môže byť perfektná situácia v mnohých smeroch: vy riadite ich úlohy, ale nemusíte sa zaoberať všetkými ostatnými vecami v oblasti ľudských zdrojov, ako sú platy, výhody, dovolenka atď. To vám dáva viac času sústrediť sa na posun vášho projektu k jeho konečnému cieľu.

Napriek tomu sú štruktúry matrice plné konfliktov lojality, času, priorít alebo tímu. Vedieť, ako to všetko rozobrať, je užitočná zručnosť.

Projektový manažment je práca, ktorá spôsobuje konflikty:

  • Pátrame po tom, čo sa neurobilo, naháňame ľudí a zbierame ich chyby.
  • Usmerňujeme prácu ľudí, ktorí sa hlásia k ostatným.
  • Naháňame odpovede a rozhodnutia, čo často zahŕňa eskaláciu problémov, ktoré by mohli spôsobiť, že ostatní budú vyzerať zle pre sponzora vášho projektu.

Pointa je, že ak neviete, ako vyriešiť konflikt v práci, váš tím bude trpieť viac konfliktmi, ako je zdravé. Debaty nebudú moderované. Vznikajú frakcie. Konflikty bránia dokončeniu úloh, keď argumenty nie sú vyriešené. Vysporiadať sa s ťažké zainteresované strany sa stane vašou každodennou prácou. Ak problémy nevyriešite, v konečnom dôsledku to ovplyvní vašu schopnosť plniť vaše ciele. V najhoršom prípade to môže znamenať, že vaši najlepší ľudia rezignujú a váš tím totálne imploduje.

Mnohé konflikty vyžadujú len to, aby ste si sadli a umožnili rozhovor medzi ľuďmi s rôznymi názormi. Inokedy možno budete musieť rozpoznať, kedy bude mať konflikt zásadný vplyv na projekt, a podľa toho konať, možno nastoliť problém s vašou projektovou radou.

Riešenie konfliktov na pracovisku

The Thomas-Kilmannov nástroj konfliktného režimu (TKI) je spôsob, ako si vypracovať preferovaný štýl riešenia konfliktov v akejkoľvek situácii, nielen v práci. Často sa používa na pracovisku. Ako nástroj je skutočne užitočný na pochopenie toho, aké možnosti máte k dispozícii, keď máte problém, ktorý treba riešiť.

TKI je dotazník, ktorý sa pýta, ako prirodzene reagujete, keď čelíte situácii, keď sa názory alebo obavy dvoch ľudí nezhodujú. Pomáha vám opísať vašu vlastnú reakciu a reakciu, keď narazíte na niekoho, kto nezdieľa váš názor.

Asertivita a kooperatívnosť

TKI sa zameriava na dva rôzne aspekty vášho prístupu k riadeniu konfliktov:

  • Asertivita: Ako ďaleko posúvate svoje vlastné obavy na úkor iných?
  • Kooperatívnosť: Ako ďaleko zájdete, aby ste uspokojili obavy druhej osoby?

Toto sú dve dôležité oblasti úvahy. Musíte pochopiť, ako ďaleko ste pripravení zájsť, aby ste ochránili a získali svoju vlastnú pozíciu, a ako veľmi vám záleží na tom, aby ste pomohli druhej osobe dosiahnuť to, čo chce. Opýtajte sa svojho HR tímu, či má prístup k hodnoteniu Thomas-Kilmann, aby ste ho mohli absolvovať. Objavte svoj vlastný osobný štýl.

Keď identifikujete svoj štýl, môžete premýšľať o ďalšej časti TKI: piatich rôznych režimoch reakcie na konflikt:

  • Súťažiť
  • Prispôsobivý
  • Vyhýbanie sa
  • Spolupracujúci
  • Kompromisné

Režim konkurenčného konfliktu

Konkurenčný režim sa niekedy nazýva aj „vynútenie“. Je to veľmi asertívny štýl, ktorý navyše nespolupracuje. Je to presne to, čo by ste očakávali: Vnucujete svoj názor druhej osobe. On 'prehráva'.

Súťaženie je skutočne len niečo, čo môžete robiť, keď máte v danej situácii nejakú legitímnu moc:

  • Ste v riadiacej funkcii a ste starší ako iná osoba.
  • V situácii niečo ovládate, napríklad rozpočet alebo zdroje.
  • Máte odborné znalosti o situácii, ktorú druhá osoba nezdieľa.

Zvážte otázky zdravia a bezpečnosti, kde musíte vynútiť nosenie bezpečnostného vybavenia, aj keď niekto v tíme nechce dodržiavať. Techniky riešenia konfliktov v tomto režime zahŕňajú:

  • Povedať niekomu inému, čo má robiť.
  • Vydanie poverenia alebo smernice.

Namiesto „vyriešenia“ konfliktu ste ho potlačili a umožnili projektu napredovať. Máte rozhodnutie, ale pravdepodobne ste tým stratili priateľov. Používajte ho opatrne alebo keď si to situácia z právnych alebo bezpečnostných dôvodov skutočne vyžaduje. Nikdy neprepadajte šikanovaniu v práci.

Prispôsobivý režim konfliktu

Prispôsobivosť je opakom súťaženia. Je to neasertívne a kooperatívne v tom, že vaše záujmy sú prehliadané a vy sa riadite vôľou druhej osoby.

Nemali by ste to vždy vnímať ako stratu alebo sebaobetovanie. Niekedy hádky nestoja za váš čas ani záujem. Dávajte si však pozor, ak to používate príliš často, pretože ak budete príliš často kapitulovať, môže vás to považovať za „príliš mäkkého“.

Režim vyhýbania sa konfliktom

Toto je miesto, kde sa vôbec nezapájate do konfliktu. Je to neasertívne, pretože sa nezúčastňujete diskusie, a je to nespolupracujúce, pretože nepomáhate ani druhej osobe. V skutočnosti nerobíte nič. Môže to znieť hrozne, ale v skutočnosti to môže byť účinné, ak sa používa s mierou a za správnych okolností.

V skutočnosti ste nezvládli problém, iba počiatočný prejav konfliktu. Stále si musíte nájsť čas na riešenie problémov. Existuje riziko, že problém bude väčší a väčší, ak budete čakať príliš dlho.

Predstavte si, že sa dvaja kolegovia nahlas hádajú a ruší to prácu ostatných ľudí v kancelárii. Zasiahnete a poviete im, že keď sa obaja upokoja, pomôžete im dospieť k riešeniu. Jednému z nich ponúknete, aby sa dovtedy schladiť vo vašej kancelárii.

Techniky riešenia konfliktov v tomto režime:

  • Odložte diskusiu na lepší čas alebo situáciu.
  • Odstúpte od hrozivej situácie.

Režim kolaborujúceho konfliktu

Spolupráca je asertívny spôsob riešenia problémov a je vysoko kooperatívna. Konfliktom sa nevyhnete – ponoríte sa priamo do toho, budete spolupracovať, aby ste odstránili problémy a dostali sa do bodu, v ktorom budú splnené obe vaše požiadavky. Pomôcť môže naozaj pragmatický prístup k situácii budovať dôveru so svojím tímom .

Povedzme, že Marketing chce, aby bol produkt uvedený na trh v marci. IT chce, aby sa k tímu pridal nový štartér ešte predtým, ako začnú pracovať na uvedení produktu na trh. Prechádzajú cez Ganttov diagram spoločne a využívajte techniky plánovania, aby ste zabezpečili, že nový štartér môže byť plne súčasťou tímu a napriek tomu bude produkt uvedený na trh včas. Techniky riešenia konfliktov v tomto režime zahŕňajú diskusiu a mediáciu.

Režim kompromitujúceho konfliktu

Kompromis je mierne asertívny a mierne spolupracujúci. Je to pozícia na polceste, ktorá sa bežne používa, a samozrejme ste urobili kompromisy v situáciách v minulosti. Nedostanete presne to, čo chcete, a ani ten druhý. Namiesto toho dospejete k priateľskému riešeniu, na ktorom sa obaja zhodnete.

Tým hovorí, že Agilný šprint by mal trvať dva týždne. Chcete, aby to boli štyri týždne. Urobíte kompromis a súhlasíte s tým, že šprinty budú tri týždne. Techniky riešenia konfliktov v tomto režime zahŕňajú:

  • Diskusia
  • Vyjednávanie
  • Výmena ústupkov — obaja sa niečoho vzdávate

Aký je váš štýl riešenia konfliktov?

Skvelá vec na pochopení toho, kde na TKI sedíte, je, že rozumiete tomu, ako uprednostňujete riešenie konfliktov na pracovisku – a tiež na iných miestach. To vám dáva náskok pri identifikácii toho, aký by mohol byť najlepší prístup pre konkrétnu situáciu, v ktorej sa nachádzate. Máte osobné preferencie, ale nie ste prilepení na to, aby ste vo všetkých situáciách reagovali rovnako. Odísť môže byť v niektorých prípadoch tým najvhodnejším krokom, takže sa mu radšej vyhnite.V iných môže byť kompromis najrýchlejšou cestou k prijateľnej ceste okolo slepej uličky. Inokedy sa môžete rozhodnúť použiť iné techniky.

Najdôležitejšia vec, ktorú si treba zapamätať, je, že dôjde ku konfliktu na pracovisku, takže keď budete čeliť ťažkej situácii, máte niekoľko techník, z ktorých môžete čerpať. Poznanie svojich možností vám dáva istotu a môže vám to pomôcť vyriešiť spory, aby sa každý mohol vrátiť do práce.