Ľudské Zdroje

Ako dokumentovať výkon zamestnanca

Tipy, ako vedieť, kedy, prečo, ako a čo dokumentovať

Ručný výber ženy na klávesnici portrétov

••• Dimitri Otis / Getty Images

ObsahRozbaliťObsah

Dokumentácia je rozhodujúca pre správne rozhodovanie

Vo svete ľudských zdrojov a zamestnanosti dokumentáciu o výkone zamestnanca môže spôsobiť alebo zlomiť vašu schopnosť disciplína , ukončiť , alebo spravodlivo propagovať, odmeňovať a uznať zamestnancov .

Dokumentácia je nevyhnutná pre manažérov a zamestnancov ľudských zdrojov, pretože musíte vynaložiť veľké úsilie na zaznamenanie všetkých udalostí v histórii zamestnania vašich zamestnancov – pozitívne aj negatívne udalosti výkonu.

Tu nájdete všetko, čo manažéri a personalisti potrebujú na dôkladné zdokumentovanie výkonu zamestnancov.

Prečo by ste mali dokumentovať výkon zamestnancov

  • Dokumentácia poskytuje dôkaz diskutovalo sa o problémoch s výkonom so zamestnancom včas a stručne.
  • Dokumentácia ponúka históriu zlepšovania alebo neúspechu zamestnanca pri zlepšovaní výkonu v priebehu času. Je to chronologický a presný popis činností zamestnanca, konania manažéra a udalostí, keď sa vyskytnú.
  • Dokumentácia poskytuje dôkazy, ktoré podporujú rozhodnutia manažmentu nepriaznivé konanie, ako je disciplína alebo výpoveď so zamestnancom.
  • Dokumentácia ponúka dôkaz, že zamestnanec si zaslúži dostupné povýšenie alebo príležitosť v porovnaní s ostatnými zamestnancami, ktorí sú tiež oprávnení.
  • Dokumentácia poskytuje dôkazy na zdôvodnenie zvýšenia, zníženia platu alebo toho, prečo zamestnanec nedostal žiadne zvýšenie.
  • V prípade súdneho sporu chráni záujmy zamestnávateľa úplná a dôkladná dokumentácia. Dokumentácia môže podporovať činnosti manažmentu v výpoveď neúspešného zamestnanca . Môže tiež preukázať, že zamestnanec dostal výpoveď z dôvodov, ktoré sú na rozdiel od iných zákonné ako je nezákonná diskriminácia .

Čo dokumentovať

Manažéri musia dokumentovať výkon zamestnancov, a to ako pozitívne príspevky, tak aj zlyhania. Musia presne zdokumentovať, čo zamestnanec urobil a povedal a čo urobil a povedal manažér v odpovedi počas stretnutia alebo rozhovoru.

Musíte zdokumentovať všetky dohody uzavreté počas rozhovoru, stanovené ciele požadované a očakávané zlepšenia a časový plán na zlepšenie. Dokumentácia by mala obsahovať aj záväzky, ktoré sa manažér zaväzuje pomôcť zamestnancovi.

Ako dokumentovať

Dokumentácia by mala byť napísaná počas alebo bezprostredne po stretnutí alebo rozhovore so zamestnancom. Nikdy by ste nemali vynechať zapísanie rozhovoru so zamestnancom v deň, keď sa to skutočne stalo. Čakanie na neskorší alebo nasledujúci deň ovplyvňuje kvalitu dokumentácie, pretože je založená na tom, čo si pamätáte.

Jednou z najhorších chýb manažérov je veriť, že môžu podľa potreby zrekonštruovať históriu poradenstva pre zamestnancov. Žiaden personalista, ktorý má skúsenosti so slušnou a včasnou dokumentáciou, sa nikdy nenechá oklamať zrekonštruovaným záznamom. Manažéri, ktorí rekonštruujú po pamäti, prinášajú pre svoju spoločnosť zbytočné a neprijateľné riziko, pretože vymyslená história v prípadnom súdnom spore neobstojí.

Potrebujete, aby vaša dokumentácia vyzerala profesionálne, elegantne a usporiadane. Napíšte dokumentáciu, ako keby ste o histórii udalostí hovorili tretej strane. Nikdy neviete, kto si môže jedného dňa prečítať vašu dokumentáciu, preto sa uistite, že odráža vašu profesionalitu. (Zadná strana koktailového obrúska, obálky alebo lepiaceho lístka sa nepovažuje za profesionálnu dokumentáciu.)

Vaša dokumentácia by sa mala dostať k novému manažérovi zamestnanca, ak zamestnanec získa novú prácu – alebo vy – vo vašej organizácii. Pre vašu pamäť a informovanie nového manažéra zamestnanca musíte na každý dokument uviesť meno a titul zamestnanca, svoje meno a titul a celý dátum.

Napíšte dokumentáciu, ktorá je faktická, spravodlivá, zákonná, objektívna, úplná a konzistentná. Vyhnite sa názorom (Mike je nedbalý. Alice je lenivá. Tom mi klamal.), osočovaniu, redakčným komentárom (John je blbec. Mark má problém s postojom.) a nálepkovaniu (Mary je nezodpovedná. George nie je tím hráč.).

Vyhnite sa tiež pokusom interpretovať správanie zamestnanca. (Marshe sa toto zadanie nemusí páčiť. Paule sa zdá, že má nad hlavu.) Minimalizujte používanie opisných slov, ako sú prídavné mená a príslovky (pomaly, nedbale, nešťastne, náladovo, neslušne). Uveďte konkrétne správanie a konanie zamestnanca, nie svoj názor alebo jeho interpretáciu.

Akú dokumentáciu musí poskytnúť

Pri neskoršej kontrole dokumentácie je potrebný presný záznam rozhovoru. Držte sa faktov a zapíšte si, čo ste povedali vy a čo povedal zamestnanec. Uistite sa, že vaša dokumentácia je jednoznačná a že uvádza fakty. (V akejkoľvek potenciálnej právnej situácii sú chyby v ktorejkoľvek z dokumentovaných udalostí podozrivé zo všetkých ostatných dokumentov.)

Nakoniec zdokumentujte všetky dohody, záväzky, časové harmonogramy, potrebné vylepšenia, miesta registrácie a ďalšie podrobnosti, ktoré by vám mohli vypadnúť z pamäti. Uistite sa, že ste nastavili dátum a čas pre termíny a termíny, aby nedošlo k nedorozumeniu.

Oboznámte sa s politikou dokumentácie vášho oddelenia ľudských zdrojov, ktorá vám povie, akú dokumentáciu je potrebné umiestniť do personálny spis zamestnanca Akákoľvek dokumentácia o disciplinárnych opatreniach by určite mala byť zahrnutá.

Kde dokumentovať a ukladať dokumentáciu

Keďže dokumentácia o zamestnancoch je dôverná a súkromná pre zamestnanca, musíte dbať na to, aby akákoľvek dokumentácia zostala dôverná pre manažéra, HR a potenciálne aj pre ďalšieho manažéra zamestnanca. Vkladanie dokumentácie na disk zdieľaného počítača sa preto neodporúča. Ručne písaná dokumentácia a vytlačená dokumentácia manažéra je najlepšie uchovávať v uzamknutom úložisku.

Spodný riadok

Ak budete postupovať podľa týchto pokynov, keď idete na oddelenie ľudských zdrojov so žiadosťou o pomoc pri disciplinovaní, ukončení alebo preradení zamestnanca na prácu s lepšie prispôsobenie potenciálu, Personalista vám pomôže vyriešiť problém alebo zlepšiť situáciu. Keď vám HR povie, aby ste dokumentovali, dokumentovali, dokumentovali alebo vám nevedia pomôcť; budete musieť mať pokryté všetky svoje základne.

Upozorňujeme, že poskytnuté informácie, hoci sú smerodajné, nezaručujú presnosť a zákonnosť. Stránku číta celosvetové publikum a ​ pracovné zákony a predpisy sa v jednotlivých štátoch a krajinách líšia. Prosím vyhľadať právnu pomoc alebo pomoc od štátnych, federálnych alebo medzinárodných vládnych zdrojov, aby ste sa uistili, že váš právny výklad a rozhodnutia sú správne pre vašu lokalitu. Tieto informácie slúžia ako návod, nápady a pomoc.