Pracovné Pohovory

Ako odpovedať na otázky o organizácii na pohovore

Podnikateľ na pracovnom pohovore

•••

Klaus Vedfelt / Riser / Getty Images

ObsahRozbaliťObsah

Niet sa čomu čudovať pracovných pohovorov často hádzať otázku o vašich organizačných schopnostiach. Schopnosť efektívne alokovať čas, energiu a zdroje je rozhodujúca pre takmer každú pozíciu v akomkoľvek odvetví. Organizácia je tiež nevyhnutná jemné znalosti pre ľudí, ktorí pracujú v rýchlo sa meniacom prostredí, kde sa od nich očakáva, že budú vynikajúci multitaskerov .

Predtým, ako si sadnete na pohovor, premyslite si svoju odpoveď na otázky týkajúce sa organizácie pohovoru.

Čo chce anketár vedieť

Na najzákladnejšej úrovni chcú anketári vedieť, či ste – alebo nie ste – organizovaní ako zamestnanec.

Budú hľadať dôkazy, že dokážete sledovať termíny a povinnosti a dodržať aj tie najmenšie úlohy.

Bude ich tiež zaujímať, či vaše organizačné schopnosti zodpovedajú tomu, čo rola vyžaduje.

Anketári sa môžu pýtať:

  • Ako si udržať poriadok?
  • Povedzte mi o čase, keď ste pracovali na veľkom projekte s mnohými termínmi.
  • Ste organizovaný človek?
  • Aké nástroje a systémy používate na udržanie poriadku?

Ako odpovedať na otázky o organizácii

Neexistuje jediný správny spôsob, ako zostať organizovaný, a preto neexistuje ani jedna správna odpoveď na otázku.

Vo svojej odpovedi by ste sa mali podeliť o svoje osobné metódy na udržanie poriadku, či už je to používanie pera a papiera na vytvorenie zoznamu alebo využitie softvéru na riadenie projektov. Mali by ste tiež vysvetliť, prečo ste sa rozhodli pre túto metódu.

Najlepšie odpovede poskytnú príklady toho, ako ste používali rôzne organizačné systémy, a tiež ukážu, že ste schopní byť flexibilný.

To je dôležité, pretože niekedy systém, ktorý funguje pre jednu rolu, nemusí byť nutne vhodný pre inú rolu – budete chcieť ukázať, že sa viete prispôsobiť potrebám danej situácie.

Príklady najlepších odpovedí

Môžete dostať otázku, či by ste sa opísali ako organizovaná osoba. Krátka odpoveď je „áno“, ale zvážte rozšírenie svojej odpovede o niektoré podrobnosti, ktoré ukážu opodstatnenie vašej sebadôvery.

Jeden z týchto príkladov môžete prispôsobiť svojim vlastným skúsenostiam a zvykom:

  • Absolútne. Rád si vediem kontrolný zoznam a uisťujem sa, že každej položke sa dostane pozornosti, ktorú potrebuje.
  • Áno, niekedy až príliš. Dbám na to, aby bolo všetko upratané a v poriadku.
  • Som veľmi organizovaný a dôkladný človek, čo si myslím, že prispieva k môjmu úspechu.
  • Áno, používam niekoľko online a desktopových nástrojov, aby som si udržal poriadok. V pondelok každý týždeň si prezerám kalendár a zdôrazňujem kľúčové veci, ktoré musím splniť.
  • Svoje denné, týždenné a dlhodobé pracovné projekty si rád starostlivo plánujem.
  • Dávam si záležať na nastavovaní pripomienok a písaní zoznamov úloh. Potom si vyčlením bloky času, aby som sa venoval konkrétnym úlohám, takže mám určené kroky a požadovaný čas vyčlenený na splnenie týchto cieľov.
  • Plánujem dopredu, ako sa len dá, no v skutočnosti veci prichádzajú na poslednú chvíľu. Preto sa ubezpečujem, že sa dokážem rýchlo prispôsobiť a reagovať, pričom do svojej každodennej práce začleňujem nové priority.
  • Ubezpečujem sa, že členovia môjho tímu a ja poznáme stanovené termíny projektov a potom nastavujem kritériá, aby sme mohli sledovať náš pokrok. Pre väčšinu projektov tiež stanovujem „predčasné termíny“ deň alebo dva pred „konečným termínom“ a robím všetko pre to, aby som tento cieľ splnil, aby bol projekt dokončený v predstihu.

Tipy na najlepšie odpovede

Vo svojej odpovedi sa snažte hovoriť o svojich osobných metódach, o tom, čo pre vás funguje a prečo. Pri zostavovaní svojej odpovede postupujte podľa týchto stratégií:

  • Ukážte, že ste premýšľali o svojich organizačných metódach a výzvach, že sú pre vás dôležité a že máte systém, ktorý funguje.
  • Čo najpodrobnejšie opíšte svoje špecifické metódy, ako si udržať poriadok.
  • Uveďte príklad spôsobov, ktorými váš systém prospel vám a ostatným.
  • Zdôraznite, že dokážete byť flexibilní a prispôsobiť sa neočakávaným novým problémom a úlohám.

Čo nehovoriť

Aj keď sa organizačné systémy môžu líšiť a neexistuje jediný správny spôsob organizácie, existuje niekoľko reakcií, ktorým je lepšie sa vyhnúť.

  • Nehovorte, že nie ste organizovaní. Aj keď nie ste práve najorganizovanejšia osoba, stále budete chcieť, aby vaša odpoveď bola pozitívna.
  • Nebuď prísny. Je v poriadku uprednostňovať organizačné systémy, ale snažte sa objasniť, že sa môžete prispôsobiť podľa potreby.
  • Nebuďte príliš hlúpi. Aj keď máte pocit, že váš organizačný systém je vášeň, nepreháňajte to. Osoba, ktorá vedie pohovor, pravdepodobne nemá záujem o hĺbkový návod o vašich stratégiách, ako si udržať svoje povinnosti a termíny. Udržujte svoju odpoveď stručnú a vecnú.

Možné doplňujúce otázky

Anketári často nasledujú počiatočnú otázku o organizácii, aby otestovali, či ste to naozaj premysleli. Tieto príklady ukazujú, aké podrobné musí byť vaše myslenie pri príprave na pohovor.

  • Aké kroky podniknete pri organizácii a plánovaní projektu? Vaša odpoveď by mala demonštrovať, ako používate organizačné schopnosti na prípravu projektu a potom sa naň zameriavate.
  • Ako sa vyrovnávate so zmenami na poslednú chvíľu, do ktorých sa musíte zmestiť? Vaša odpoveď by mala ukázať, že v prípade potreby môžete zmeniť svoje plány a integrovať nové informácie.
  • Ako uprednostňujete úlohy v rámci jedného projektu? Vaša odpoveď by mala preukázať, že viete plánovať, analyzovať rôzne prístupy a možnosti, robiť správne rozhodnutia a uspieť vo svojom pracovnom zaťažení.
  • Ako plánujete vopred možné zmeny termínov alebo nepredvídané výzvy? Povedzte nám o tom, ako vytvárate záložné plány pre prípad, že by „plán A“ nevyšiel.
  • Ako riešite situáciu, keď vaše plánovanie bolo nedostatočné? Diskutujte o svojich schopnostiach riešiť problémy, o svojej schopnosti vykonávať viacero úloh naraz, o tom, ako zvládate konkurenčné priority a o svojej schopnosti reorganizovať podľa potreby.

Keď odpoviete na tieto doplňujúce otázky, skúste uviesť konkrétne príklady príležitostí, pri ktorých ste preukázali svoje organizačné schopnosti na pracovisku. Bude to obzvlášť efektívne, ak dokážete ukázať, ako vaše schopnosti vyriešili problém alebo ako inak prispeli k vašej spoločnosti.

Možno sa vám podarilo eliminovať množstvo nevybavených papierov. Možno ste pre dôležitý projekt stanovili termíny a procesy, ktoré zabezpečili jeho úspešné dokončenie. Keď opíšete, aký pozitívny vplyv mali vaše organizačné schopnosti, budete môcť na svojich anketárov zapôsobiť ako na niekoho, kto dokáže robiť efektívne organizačné rozhodnutia.

Kľúčové poznatky

Byť pripravený: Budete sa chcieť cítiť pripravení hovoriť o tom, ako si udržať poriadok a prečo je to vaša preferovaná metóda.

Zdieľajte príklady: Ako vždy, najsilnejšie odpovede na pohovor sú špecifické. Podeľte sa o príklady toho, ako ste uplatnili svoju organizačnú stratégiu (a bonusové body, ak to bolo pre spoločnosť prospešné).

Buď stručný: Neváhajte vo svojej odpovedi. Budete chcieť potvrdiť, že ste organizovaní, a podeliť sa o niektoré podrobnosti, ale nezachádzajte príliš hlboko do podstaty vašej organizačnej stratégie.