Hľadanie Práce

Príklady na pokračovanie v práci s administratívnym asistentom a tipy na písanie

ObsahRozbaliťObsah Detailný obraz ženy

nortonrsx / Getty Images

Efektívny kancelársky manažér alebo administratívny asistent udržiava všetko v kancelárii v poriadku, od rozvrhov po zásoby a ešte oveľa viac. Ľudia v tejto úlohe sú často opravári: Ak nepoznajú odpoveď na otázku, vedia, kto môže pomôcť. Sú tiež zruční v riešení problémov (spolu s ich predchádzaním). Vedúci kancelárie môžu tiež dohliadať na zamestnancov.

V životopise zacielenom na pozície administratívnych asistentov budete chcieť zdôrazniť svoj manažment, administratívu, organizačné a komunikačné schopnosti .

V závislosti od odvetvia iné špecializované zručnosti môže byť tiež dôležité spomenúť. Tu je zoznam špičkové zručnosti pre kancelárskych manažérov .

Čo zahrnúť do životopisu administratívneho asistenta

Je ich veľa typy životopisov a spôsoby naformátujte dokument . Zvážte, ktoré možnosti sú pre vás najzmysluplnejšie. Vo všeobecnosti a chronologický resumé zvyčajne bude tou najlepšou voľbou – ak však nemáte veľa skúseností alebo ste boli nejaký čas mimo pracovného sveta, funkčný životopis môže byť výhodnejšie.

  • Všetky životopisy by mali obsahovať sekcie pre kontaktné informácie , skúsenosti a vzdelanie .
  • Pretože budete chcieť zdôrazniť oboje mäkké a tvrdé zručnosti , môže byť užitočné zahrnúť a zručnosti oddiele. Týmto spôsobom si môžete overiť svoje znalosti o softvéri.
  • Môžete tiež zahrnúť a profilu , zhrnutie , alebo cieľ v hornej časti životopisu. Je to dobrý spôsob, ako poskytnúť prehľad o vašich relevantných skúsenostiach a talentoch, pokiaľ ide o danú rolu.

Svoj životopis budete chcieť použiť na predaj seba ako kandidáta. Uistite sa, že každá sekcia pracuje na dosiahnutí tohto cieľa a pomáha vám ukázať, aké máte zručnosti a skúsenosti potrebné na to, aby ste v danej úlohe fungovali dobre.

Tipy na písanie životopisu

ohromený? Tu je to, na čo nezabúdajte pri zostavovaní životopisu:

  • Zvážte svoje schopnosti: Na začiatok si môžete zapísať zoznam. Pozrite si aj pracovné inzeráty, aby ste získali predstavu o tom, čo je žiadané.
  • Vyčíslite svoje úspechy: Snažte sa ísť nad rámec opisu vašej každodennej práce v rolách. Namiesto toho zarámujte popisy práce vo svojom životopise v zmysle čo ste dokázali (napr. prepracovali fakturačný systém, úspešne spustili newsletter internej komunikácie atď.). Vždy, keď je to možné, použite čísla a percentá na kvantifikáciu týchto skúseností.

Použitím akčné slová vo vašich popisoch tiež pomôže, aby boli presvedčivejšie.

  • Dôkladne skontrolujte: Keď dokončíte návrh svojho životopisu, pozorne si to prečítajte . Budete sa chcieť uistiť, že neexistujú žiadne preklepy alebo chyby a že všetko formátovanie je konzistentné. Môže byť užitočné nechať si recenziu od priateľa alebo člena rodiny pre druhý okruh očí.

Pozrite si príklad životopisu

Tu je príklad životopisu pre office manažéra alebo administratívneho asistenta. Nekopírujte životopis presne; namiesto toho ho použite ako inšpiráciu pri písaní a formátovaní vlastnej verzie.

Napísanie životopisu – najmä ak začínate od nuly – môže byť výzvou. Preskúmanie tohto vzorového životopisu vám ukáže, ako organizovať informácie, a tiež ukáže, aké druhy podrobností zdieľať.

Po prečítaní vzorového životopisu nájdete zoznam kľúčových slov administratívneho asistenta, ktoré môžete použiť v sekcii zručností a inde vo svojom životopise. Tu sú tipy na ako zahrnúť tieto kľúčové slová .

Príklad obnovenia administratívneho asistenta / manažéra kancelárie

Ján žiadateľ
Hlavná ulica 123
Albany, NY 12345
(111) (111 -1111)
John.Applicant@email.com

Skúsenosti

Office Manager
Národná maliarska spoločnosť , New York, NY
Jún 2020 – súčasnosť
Údržba kancelárskej knižnice vrátane katalogizácie, distribúcie a vedenia záznamov. Udržiavajte inventár a nástroje na objednávanie pre funkčnosť kancelárie. Spravujte členov, vrátane e-mailových pripomienok, zoznam členov a záznamy o finančných poplatkoch; pomáhať pri plánovaní a realizácii všetkých spoločenských podujatí.

  • Spoločne vyvinuli vylepšenú, zjednodušenú webovú stránku pre nových používateľov, ktorá dostáva pozitívnu spätnú väzbu od všetkých opýtaných používateľov.
  • Riadenie letných stážistov vrátane pohovorov, delegovania úloh a plánovania.

asistent v administratíve
Radnica Saratoga Springs , Saratoga Springs, NY
September 2015 – jún 2020
Pomáhali stovkám klientov denne prostredníctvom e-mailu, telefónu a osobne; zodpovedný za nasmerovanie klientov na príslušné oddelenie a zodpovedanie všetkých všeobecných otázok. Vykonávala evidenciu a správu údajov, ako aj zostavovanie a úpravu krátkych kancelárskych poznámok. Asistencia pri všetkých ostatných administratívnych úlohách kancelárie.

  • Skúmal a viedol akvizíciu nového softvéru na správu kancelárie, ktorý výrazne zefektívnil administratívne procesy.

Kancelársky pomocník
Registrátor, ABC College , Saratoga Springs, NY
September 2014 – máj 2015
Všetky údaje boli zadané do databázy registrátora. Plánované stretnutia a pomoc študentom s registráciou a hľadaním informácií.

  • V apríli 2015 získal ocenenie za vynikajúcu pracovnú morálku.

Vzdelávanie

ABC College, Saratoga Springs, NY
máj 2015
Bakalár umenia v angličtine, katedra s vyznamenaním
Vedľajší pracovník v odbore Business Administration

Zručnosti

  • Skúsenosti s udržiavaním rozpočtu kancelárie
  • Schopnosť pracovať s niekoľkými operačnými systémami vrátane Windows, Mac OSX a Linux
  • Skúsenosti s HTML, CSS a JavaScript
Rozbaliť

Kľúčové slová administratívneho asistenta pre životopisy

Použite tieto kľúčové slová a frázy pri písaní svojho životopisu a motivačného listu, aby ste zabezpečili, že si vašu žiadosť všimnú náboroví manažéri.

Manažérske schopnosti

Postavte sa tak, aby ste prevzali zodpovednosť za dohľad tým, že vo svojom životopise a motivačnom liste uvediete niekoľko z nasledujúcich vodcovských zručností:

  • Kontrola nákladov
  • Efektívnosť
  • Zlepšenie kvality
  • Stanovenie priorít úloh
  • Riešenie problémov
  • Zadanie úlohy
  • Kontrola kvality
  • Šetrenie peňazí
  • Prevziať iniciatívu

Administratívne zručnosti

Tu sú tie najbežnejšie administratívne schopnosti že zamestnávatelia hľadajú vo svojich kandidátoch na prácu:

  • Presnosť
  • Prispôsobivosť
  • Pozornosť na detail
  • Vytváranie atraktívnych prezentačných snímok
  • Vytváranie komplexných makier
  • Spoľahlivosť
  • Grafický dizajn
  • Identifikácia optimálnych dodávateľov
  • Zachovanie dôvernosti
  • Správa databáz
  • Microsoft Access
  • Microsoft Excel
  • Microsoft PowerPoint
  • Microsoft Word
  • Vytváranie veľkého objemu práce
  • Korektúry dokumentov
  • Dizajn webových stránok

Organizačné schopnosti

Schopnosť organizovať súbory, údaje, plány, procesy a projekty je charakteristickým znakom talentovaného administratívneho asistenta alebo manažéra kancelárie. Skúste uviesť niektoré z týchto zručností vo svojej žiadosti o zamestnanie spolu s príkladmi:

  • Vždy sa hláste do práce načas
  • Predvídanie potrieb nadriadených
  • Dôsledne dodržiavať termíny
  • Vysoko organizované
  • Žonglovanie s konkurenčnými prioritami
  • Naučte sa rýchlo nové technológie
  • Organizovanie podujatí
  • Organizovanie stretnutí
  • Obsluhovanie viacerých nadriadených
  • Zefektívnenie procesov
  • Time Management

Komunikačné schopnosti

Administratívni asistenti musia byť schopní komunikovať rečou aj písmom naprieč organizačnými úrovňami a so zákazníkmi. Medzi vyhľadávané jazykové a medziľudské komunikačné zručnosti patria:

  • Upokojenie nespokojných klientov
  • Vytváranie efektívnej korešpondencie
  • Zákaznícky servis
  • Výborná znalosť anglického jazyka
  • Jasné vysvetlenie
  • Srdečne pozdravujeme návštevníkov
  • Príjemný spôsob telefónu
  • Riešenie reklamácií
  • Preverovanie hovorov a návštevníkov
  • Verbálna komunikácia

Mäkké zručnosti

Mäkké zručnosti sú osobné a medziľudské talenty, ktoré umožňujú ľuďom dobre spolupracovať s ostatnými. Na rozdiel od tvrdých zručností, o ktorých sme hovorili vyššie, sú zvyčajne skôr vrodené ako získané, aj keď svoje mäkké zručnosti môžete určite posilniť praxou.

Medzi dôležité mäkké zručnosti pre administratívnych asistentov a office manažérov patria: spoľahlivosť, prívetivosť, flexibilita, precíznosť, precíznosť, profesionálne oblečenie a vystupovanie, solídna tímová orientácia, schopnosť prosperovať pod tlakom, neochvejnosť, pohodlie pri samostatnej práci a pozitívny prístup.